Nebenkostenabrechnung prüfen
Position für Position durchgehen: Was ist umlagefähig, was nicht — und welche Fristen gelten.
Stand August 2026 · kostenlos · ohne Anmeldung · keine E-Mail-Adresse nötig
Nebenkostenabrechnung prüfen
- Alle umlagefähigen Betriebskosten nach der Betriebskostenverordnung
- Liste der nicht umlagefähigen Posten, die trotzdem regelmässig auftauchen
- Prüfschritte in fester Reihenfolge, mit Häkchenspalte
- Fristen für Abrechnung, Einwendung und Belegeinsicht
XLSX für Excel, LibreOffice, Numbers und Google Sheets — die Formeln rechnen mit.
CSV für den Import in andere Programme — dieselben Zahlen, aber ohne Formeln.
Das steckt in der Datei
3 Tabellenblätter, darunter eine Anleitung. Gelb sind Eingabefelder, grün die Ergebnisse.
| Positionen der Betriebskostenabrechnung | |||
| Grundlage: Betriebskostenverordnung (BetrKV) | |||
| UMLAGEFÄHIG | |||
| Position | Mein Betrag | Verteilerschlüssel | Worauf achten |
| Grundsteuer | 0,00 € | Fläche | Bescheid anfordern, muss zum Objekt passen |
| Wasserversorgung | 0,00 € | Verbrauch | Zählerstände mit eigenen Ablesungen vergleichen |
| Entwässerung | 0,00 € | Verbrauch | Oft an den Wasserverbrauch gekoppelt |
| Heizung | 0,00 € | Verbrauch/Fläche | Mindestens 50 % nach Verbrauch (HeizkostenV) |
| Warmwasser | 0,00 € | Verbrauch | Getrennt von der Heizung auszuweisen |
| Aufzug | 0,00 € | Fläche | Erdgeschossmieter beteiligen sich in der Regel mit |
| Strassenreinigung | 0,00 € | Fläche | |
| Müllbeseitigung | 0,00 € | Fläche/Personen | Bei Änderung der Behälterzahl prüfen |
| Gebäudereinigung | 0,00 € | Fläche | Nur laufende Reinigung, keine Grundreinigung |
| Gartenpflege | 0,00 € | Fläche | Neuanpflanzungen sind Instandhaltung |
| Beleuchtung Allgemeinflächen | 0,00 € | Fläche | |
| Schornsteinreinigung | 0,00 € | Fläche |
| Prüfschritte in dieser Reihenfolge | ||
| ✓ | Schritt | Warum |
| Abrechnungszeitraum prüfen — höchstens 12 Monate | Längere Zeiträume machen die Abrechnung angreifbar | |
| Zugangsdatum notieren | Startet die 12-Monats-Frist für deine Einwendungen | |
| Abrechnungsfrist des Vermieters prüfen | Nach 12 Monaten keine Nachforderung mehr möglich | |
| Gesamtkosten, Verteilerschlüssel, dein Anteil, Vorauszahlungen — alles vorhanden? | Fehlt eines davon, ist die Abrechnung formell unwirksam | |
| Verteilerschlüssel mit dem Mietvertrag abgleichen | Einseitige Änderungen sind unzulässig | |
| Eigene Wohnfläche mit der angesetzten vergleichen | Abweichungen wirken sich auf jede Position aus | |
| Vorauszahlungen mit den Kontoauszügen abgleichen | Zahlendreher sind häufig | |
| Nicht umlagefähige Positionen streichen | Siehe zweite Liste im Blatt „Positionen“ | |
| Mit dem Vorjahr vergleichen — Sprünge über 20 % hinterfragen | Auffällige Sprünge haben fast immer eine Ursache | |
| Belegeinsicht schriftlich verlangen | Ohne Belege keine belastbare Prüfung | |
| Einwendungen schriftlich und fristwahrend erheben | Mündliches lässt sich später nicht beweisen | |
| Bei Unklarheit Mieterverein oder Verbraucherzentrale einschalten | Prüfung dort meist günstiger als jeder Streit | |
| Musterformulierung für die Einwendung | ||
| Sehr geehrte Damen und Herren, gegen die Betriebskostenabrechnung vom [Datum] für den Zeitraum [Zeitraum] erhebe ich hiermit fristgerecht Einwendungen. Ich beanstande die folgenden Positionen: [Positionen mit Begründung]. Zugleich bitte ich um Einsicht in die zugrunde liegenden Belege und schlage hierfür [Terminvorschlag] vor. Eine etwaige Nachzahlung leiste ich bis zur abschliessenden Klärung nur unter Vorbehalt der Prüfung. Mit freundlichen Grüssen |
Die drei Fristen, auf die es ankommt
Der Vermieter muss die Abrechnung spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zustellen — danach kann er keine Nachzahlung mehr verlangen, muss ein Guthaben aber weiterhin auszahlen. Du hast ab Zugang zwölf Monate Zeit, Einwendungen zu erheben. Das Recht auf Belegeinsicht besteht unabhängig davon; ohne Einsicht lässt sich eine Abrechnung praktisch nicht prüfen. Schätzungen aus der Beratungspraxis gehen davon aus, dass ein erheblicher Teil aller Abrechnungen Fehler enthält — Nachrechnen lohnt sich fast immer.
Was nie auf die Abrechnung gehört
Verwaltungskosten, Instandhaltung und Reparaturen, Kosten für Leerstand, Rücklagen und Bankgebühren sind nicht umlagefähig — auch dann nicht, wenn sie im Mietvertrag stehen. Reparatur und Wartung sind dabei verschiedene Dinge: Die Wartung der Heizung darf umgelegt werden, ihre Reparatur nicht. Genau an dieser Grenze finden sich die meisten Fehler.
Häufige Fragen
Was, wenn ich die Frist verpasst habe?+
Nach zwölf Monaten sind Einwendungen grundsätzlich ausgeschlossen — es sei denn, du hast die Verspätung nicht zu vertreten. Formale Fehler, die die Abrechnung insgesamt unwirksam machen, kannst du auch später noch geltend machen.
Muss ich unter Vorbehalt zahlen?+
Eine Nachzahlung wird erst mit einer formell ordnungsgemässen Abrechnung fällig. Wer bei laufender Prüfung zahlen will, sollte ausdrücklich „unter Vorbehalt der Prüfung“ überweisen.
Passt dazu
Leutrim Miftaraj
Buchautor "Identity Over Discipline", Founder Innopulse Consulting GmbH (CH). Schreibt seit 2023 über persönliche Finanzen, ETF-Investments und SaaS-Strategien für DACH.
Unsere Quellen und Methodik
Alle Zahlen basieren auf offiziellen Quellen: Destatis (Statistisches Bundesamt), Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS), Bundesministerium der Finanzen (BMF), Deutsche Bundesbank, Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin).
Inhalte werden quartalsweise auf Aktualität geprüft. Alle Berechnungen können bei Steuerberater oder Rechtsanwalt verifiziert werden. Wir bieten keine Rechts- oder Steuerberatung im Sinne des RDG/StBerG an.